System ERP na salonach

Trudno jest zarządzać firmą mającą 24 niezależne oddziały w całej Polsce i 270 pracowników, a jeszcze trudniej myśleć o jej rozbudowie bez nowoczesnych narzędzi informatycznych. Nie stosowanie ich sprawiało, że spółka Lovely Look borykała się z rozlicznymi problemami organizacyjnymi.

Brak przepływu danych (także finansowych), bazy klientów, narzędzi marketingowych i raportujących, a także nieefektywne zarządzanie zapasami hamowały rozwój. Dopiero wdrożenie systemu ERP CDN XL opartego na oprogramowaniu bazodanowym firmy Microsoft pozwoliło na stworzenie nowoczesnej struktury informatycznej i przeorganizowanie sposobu działania spółki. Dało także wiele nowych narzędzi zarówno zwykłym pracownikom, jak i kadrze menedżerskiej.

Informacja o kliencie Firma Lovely Look Sp. z o.o. działa w Polsce od roku 1997. Początkowo funkcjonowała pod marką Essanelle, zmienioną w roku 2002 na Lovely Look. Należąca do spółki sieć nowocześnie wyposażonych salonów świadczy wysokiej jakości usługi fryzjerskie w przystępnych cenach. 24 salony mieszczą się w centrach handlowych Real, M1, Auchan, Tesco i Geant. Firma zatrudnia ponad 270 osób, miesięcznie obsługuje ok. 30 tys. klientów i jest największą spółką branży fryzjerskiej w Polsce. Ponadto Lovely Look posiada własną akademię fryzjerską, kontroluje jakość usług przez sieć Menedżerów Regionalnych oraz stale wzbogaca ofertę usług, produktów i promocji.

W ciągu ostatnich trzech lat spółka zwiększyła średnie przychody salonu o 50 proc., osiągając wskaźniki efektywności zgodne ze światowymi standardami branży. Plany na następne lata zakładają inwestycje w budowanie rozpoznawalnej marki, dalsze poprawianie efektywności i dalszy zdecydowany wzrost przychodów i liczby salonów, bowiem spółka opiera swą strategię na budowaniu własnej sieci sprzedaży. Lovely Look chce również być głównym aktorem przyszłej konsolidacji tej bardzo rozdrobnionej branży. Strategicznymi partnerami rozwoju firmy są Wella Polska i Londa Kosmetyki, należące do grupy Procter & Gamble. Ponadto spółka współpracuje z firmą Polkomtel w zakresie wykorzystania technologii GSM w obsłudze klientów.

Sytuacja klienta

Planowany dalszy rozwój wymagał podjęcia decyzji o wdrożeniu zintegrowanego systemu komputerowego. Wprowadzenie nowego oprogramowania miało służyć:

• usprawnieniu kontroli funkcjonowania salonów
• obniżeniu kosztów księgowości (mniej dokumentów, zgodne raporty kasowe, automatyzacja przelewów, samodzielne generowanie rachunku wyników)
• stworzeniu marketingu bezpośredniego dzięki bazie danych klientów

Przed wdrożeniem systemu do zarządzania firmą każdy salon posiadający odrębną kasę fiskalną prowadzony był w oderwaniu od pozostałych. Brakowało m.in. informacji dotyczącej rzeczywistego stanu kasy we wszystkich salonach równocześnie. Wypełnianie dziennych raportów kasowych w każdym salonie odbywało się na kartce papieru, a do księgowości docierały one w różnych terminach nie dając pełnego i ciągłego obrazu o przychodach sieci.

Nieefektywna polityka zarządzania magazynami uniemożliwiała właściwe, zgodne z potrzebami zaopatrzenie salonów w odpowiednie środki i narzędzia do ich utrzymania i funkcjonowania. Bolączką stał się również brak bazy klientów, co w obecnym czasie na konkurencyjnym rynku branży fryzjerskiej uniemożliwiało utrzymanie i zachęcenie klientów do dalszego korzystania z usług salonów. W księgowości funkcjonował rozbudowany plan kont zastępujący analitykę, a w finansach brakowało narzędzi do kontrolowania kosztów i przychodów salonów.

Wraz z rozwojem firmy pojawiły się problemy. „Zatrudniałem w firmie 270 osób, a nie miałem kompletnie pojęcia, co się w niej dzieje. Nie miałem kontroli nad tym, ile towaru znajduje się w salonach, co się najlepiej sprzedaje, ilu klientów ponownie się pojawiało. Wszelkie dane były zbierane telefonicznie i potem ręcznie wprowadzane przez księgowe do systemu. Kiedy ostatecznie zostały zliczone, zazwyczaj były nieaktualne” – wspomina Tomasz Bączyk, prezes Lovely Look. „Nie było żadnego wspólnego systemu informatycznego. Biuro rachunkowe rozliczało paragony fiskalne nadsyłane z kraju, a wszystkie usługi były rejestrowane na specjalnych bonach” - dodaje.

Rozwiązanie

W trakcie procesu decyzyjnego, który trwał dwa miesiące, porównane zostały oferty wielu firm informatycznych. Ostateczną decyzję tłumaczy prezes Tomasz Bączyk:

„Wybraliśmy oprogramowanie CDN XL i firmę Comarch kierując się:

• dobrą marką i opinią prężnie rozwijającego się dostawcy oprogramowania
• widoczną troską o stałe udoskonalanie oprogramowania, dostosowywania do nowych norm i przepisów
• bardzo dobrym stosunkiem jakości do ceny
• elastycznym podejściem Comarch do problematyki firmy”

W pierwszej fazie wprowadzania zintegrowanego systemu do zarządzania firmą CDN XL wdrożono moduły: Księgowość, Kadry i Płace, Sprzedaż, CRM i Controlling. Zastosowane zostały standardowe funkcjonalności systemu, m.in. takie jak promocje, atrybuty i controlling. Umożliwiło to zdefiniowanie, ewidencję i obsługę jednolitych dla całej sieci usług, programu „gratisów” i rozbudowanych promocji.

Oprogramowanie CDN XL działa w Lovely Look on-line w całej Polsce dzięki zastosowaniu technologii Citrix pozwalającej na pracę w Internecie na łączach klasy Neostrady. Dzięki temu wszystkie oddziały są stale i bezpiecznie podłączone do centrali i tworzą z nią jednolity system.

Nowa struktura

„Bazą dla struktury informatycznej jest oprogramowanie Microsoft® SQL Server 2000 oraz serwer Serwer analityczny Analysis Services wykorzystujący OLAP, na którym zainstalowane zostało oprogramowanie CDN XL służące do wymiany informacji. Utworzono dodatkową formatkę opartą na technologii .NET ułatwiającą wystawianie paragonów w salonach” – tłumaczy Tomasz Michalski.

W praktyce działa to tak, że pracownik salonu wystawia paragony za usługi i sprzedane produkty. W momencie dokonania transakcji rejestrowana jest także liczba punktów, jaką zdobył klient w ramach programów lojalnościowych. Wszystkie te informacje trafiają do kasy i są rejestrowane. Po wizycie w salonie klient otrzymuje SMS-a z podziękowaniami za skorzystanie z usług salonu oraz aktualną liczbę zdobytych punktów.

„Poza pracownikami do systemu mają dostęp także menedżerowie zarządzający salonami. Rejestrują wszystkie zamówienia i zakupy, mają możliwość sprawdzenia stanu kasy. Wszystkie ich posunięcia gromadzi centrala, a następnie raportuje całość zarządowi” – tłumaczy Tomasz Michalski. I dodaje: „Bardzo ważna była szybkość przekazywania informacji, bo tak rozbudowaną siecią salonów nie jest łatwo zarządzać. Chcieliśmy poza tym zbudować sprawnie działające programy lojalnościowe dostępne w każdym lokalu sieci”.

Korzyści

Wysyłanie sms-ów i e-maili do klientów, prowadzenie kart rabatowych, promocji i „gratisów”, ewidencja i zarządzanie danymi klientów oraz controlling w finansach i księgowości – to tylko niektóre innowacyjne rozwiązania wprowadzone w ogólnopolskiej sieci salonów fryzjerskich Lovely Look dzięki wdrożeniu systemu CDN XL opartego na oprogramowaniu SQL Server 2000. Dzięki wprowadzonym technologiom uzyskano możliwość:

• logowania się pracowników do systemu w oparciu o pięciocyfrowy kod
• wyboru klienta i usługi po kodzie EAN (obsługa kart) oraz tworzenie listy klientów „specjalnych”,
• dodawania nowych klientów.

Do systemu wprowadzono specjalny atrybut – bon kliencki. Klienci po przyjściu do salonu otrzymują kartę rabatową z numerem.

Posługiwanie się przez nich taką kartą umożliwiło pracownikom ewidencjonowanie w systemie danych o kliencie, częstotliwość wizyt, badanie satysfakcji oraz zbieranie punktów „gratisowych”. Wszystkie te dane gromadzone w systemie są następnie wykorzystywane do zarządzania informacją o kliencie. Umożliwia to budowanie polityki lojalnościowej.

„Przede wszystkim zyskaliśmy skuteczną kontrolę nad oddziałami. Ponadto, zdecydowanie obniżyły się koszty zarządzania firmą, także dzięki centralnemu systemowi zamówień. Udało nam się stworzyć sprawny program lojalnościowy, wykorzystujący wiadomości SMS. Działa krócej niż pół roku, a już mamy 20 tys. stałych klientów. Dziennie rejestrujemy ok. 200 nowych” - mówi prezes Lovely Look Tomasz Bączyk.

Pełna automatyzacja i jakość obsługi Wdrożenie CDN XL zautomatyzowało wiele procesów związanych z działalnością sieci. System wyposażono w funkcję identyfikacji użytkowników oraz rejestrowania i raportowania wystawianych przez nich dokumentów pod względem typu, daty wystawienia i wartości. Program sprawdza poprawność danych klienta, wylicza i kontroluje punkty klienta przy wydawaniu „gratisów”.

Z czasem wprowadzono też dedykowaną funkcjonalność umożliwiającą automatyczne wysyłanie SMS-ów i e-maili po każdej wizycie klienta oraz przy wprowadzaniu nowych promocji czy nowości. Warto również wspomnieć o dużej intuicyjności i prostocie obsługi programu, ułatwiającej nawet niedoświadczonym pracownikom obsługę systemu.

Zastosowano także szereg list rozwijalnych i pól wyboru przy wprowadzaniu i wyszukiwaniu danych, co zmniejsza ryzyko popełnienia przez użytkownika błędu. Inne przydatne funkcje nowego oprogramowania to:

• czytelne przyciski usług
• możliwość czytania kodów kreskowych
• obsługa kas fiskalnych
• wyświetlanie informacji dotyczących ceny za usługę.

Dedykowane formatki z wieloma funkcjami stworzonymi specjalnie dla Lovely Look oparto właśnie na technologii .NET. Zastosowanie modułu księgowości i controllingu umożliwiło bieżącą kontrolę nad zarządzaniem finansami i usługami oraz użycie automatycznego, rozbudowanego opisu analitycznego przychodów i wydatków sieci. Dzięki temu firma pozbyła się konieczności tworzenia na bieżąco rachunku zysków i strat.

Te i wiele innych korzyści, jakie odniosła spółka, sprawiły, że opisywane wdrożenie uznane zostało za sukces i powód do dumy. Na stronie internetowej firmy czytamy:

„Lovely Look jest najnowocześniejszą spółką w swojej branży w Polsce dzięki innowacyjnemu wdrożeniu systemu informatycznego klasy ERP CDN XL firmy Comarch SA. Wdrożenie to stało się wizytówką Comarch SA, zostało wyróżnione przez koncern Microsoft”.

Źródło: www.comarch.pl