Inteligentna technologia źródłem większej wydajności

Nie potrzeba wielu miesięcy, aby czynności, które są żmudne i nadmiernie angażują pracowników, stały się mniej pracochłonne. Kiedy Ever Grupa, firma specjalizująca się w utrzymaniu czystości dużych obiektów wdrożyła rozwiązanie Infor FMS SunSystems (ERP) do wspomagania zarządzania finansami – podstawowy proces księgowania kosztów został zredukowany z trzech dni do pięciu godzin, a absorbująca kilka osób procedura rozliczenie kosztów amortyzacji do zaledwie kilku minut.

Radykalne podniesienie wydajności oraz wprowadzenie precyzyjnych analityk w SunSystems nie tylko odciążyło pracowników podczas codziennych obowiązków, ale też przełożyło się na większą konkurencyjność samej firmy. A w tej branży to bezcenne. W Polsce utrzymaniem czystości dużych obiektów i terenów wielkopowierzchniowych zajmuje się ponad trzy tysiące firm porządkowych. Presja ze strony konkurencji jest więc ogromna, a margines błędu przy niskich marżach niewielki. Wystarczy wszakże oddelegować zbyt małą liczbę pracowników bądź przeznaczyć niewystarczającą ilość środków czystości, a prace przekroczą założony termin lub będą niedokładne. Jeśli zaś zasoby zostaną przeszacowane, usługa przestanie być rentowna.

W Ever Grupie rozwiązanie SunSystems znacząco ograniczyło tego typu ryzyko, usprawniając jednocześnie procesy zarządzania sprzedażą, finansami, księgowością, środkami trwałymi i rozliczeniami bankowymi.

O ile wcześniej płatności musieliśmy wprowadzać i autoryzować bezpośrednio w systemie bankowym, o tyle teraz SunSystems nie tylko automatycznie weryfikuje i przypomina, co i w jakim terminie należy uregulować, ale też umożliwia szybki sposób ewidencji zdarzeń powtarzalnych, np. faktur za paliwo – mówi Łukasz Soboń, Kontroler Finansowy w Ever Grupa.

Takich firm, jak Ever Grupa, które chętnie inwestują w nowoczesne rozwiązania informatyczne, jest w Polsce coraz więcej.

W minionym roku, kiedy z jednej strony na skutek globalnego kryzysu wiele prac wdrożeniowych zostało przesuniętych w czasie, jako Hogart zrealizowaliśmy lub rozpoczęliśmy ponad 20 nowych projektów, m.in. w branży deweloperskiej, logistycznej, finansowej czy w sektorze firm prawniczych. Cel był zawsze ten sam: ograniczenie kosztów z jednej strony, a z drugiej przyspieszenie kluczowych procesów biznesowych i wyeliminowanie ryzyka popełniania błędów – wyjaśnia Piotr Cierlik, dyrektor zarządzający w firmie Hogart

Ten trend wzmocni powracające na rynki ożywienie gospodarcze. Choć, owszem, będzie także pokusa, aby nadal budować przewagę konkurencyjną w oparciu o jak najniższe koszty pracy, a tego typu podejście polskie firmy praktykowały przez wiele lat., Odzwierciedleniem są dane Głównego Urzędu Statystycznego. W Polsce w systemach ERP, których wdrożenie często poprzedza implementacja innych rozwiązań (np. Business Intelligence, czy CRM) pracuje zaledwie 9,3 proc. firm. Na Zachodzie nieporównywalnie więcej.

Efekt? Obecnie wydajność pracy w Polsce, jak wynika z badań Eurostat, jest aż o 35 proc. mniejsza od średniej europejskiej. Słabiej od nas wypadają jedynie kraje bałtyckie, Macedonia, Bułgaria i Rumunia, choc i ona może nas przegonić, jeśli tylko utrzyma dotychczasowe tempo inwestycji w IT (na początku 2007 r. wydajność pracy w Rumunia była wyższa niż w Polsce o 12 proc., dziś już o prawie 20 proc.).

Ten stan będzie się jednak sukcesywnie poprawiać.

Tam, gdzie w grę wchodzi wysokie ryzyko popełnienia pomyłki, nie można opierać się tylko i wyłącznie na intuicji. My zaangażowaliśmy do naszej pracy najnowszą technologię i techniki analityczne, dzięki czemu na podstawie m.in. parametrów i specyfiki obiektu potrafimy dokładnie określać zasoby, niezbędne do wykonania usługi efektywnie, na wysokim poziomie jakościowym i przy konkurencyjnej marży – wyjaśnia Mirosław Subczyński, prezes Ever GRUPA.

Podobnymi potrzebami kierowała się także inna spółka - Geodis Calberson Polska należąca do jednego z największych operatorów logistycznych na świecie. Firma ta wdrożyła rozwiązanie SunSystems, które wspomaga zarządzanie m.in. księgowością (rachunkowością podatkową i zarządczą), środkami trwałymi oraz transakcjami wielowalutowymi (transakcje mogą być automatycznie księgowane i prezentowane w różnych walutach jednocześnie).

Wszystkie kluczowe procesy w finansach i księgowości są zintegrowane i zautomatyzowane, dzięki czemu obszarem tym może sprawnie zarządzać tylko jeden menedżer. Pozostali pracownicy z kolei koncentrują się na procesach, generujących bezpośrednio przychody.

Uzyskanie tego typu korzyści jest relatywnie proste i wcale nie wymaga czasochłonnych inwestycji. Wdrożenia rozwiązania SunSystems u operatora logistycznego i w Ever Grupie trwało około 3 miesiące – dodaje Piotr Cierlik.

Źródło: HOGART