System ERP w firmie Fraikin Polska Sp. z o.o.

Fraikin Polska Sp. z o.o. powstała w 2006 roku i jest częścią Grupy Fraikin – największego europejskiego dostawcy usług wynajmu pojazdów dostawczych i ciężarowych. W Polsce poza centralą spółki zlokalizowanych jest osiem punktów obsługi klientów. Firma zatrudnia 55 pracowników.

Fraikin Polska specjalizuje się w wynajmie długo-, krótko- i średnioterminowym pojazdów dostawczych i ciężarowych, zarządzaniu flotą, sprzedaży pojazdów używanych, zakupie i leasingu zwrotnym.

Dostarczane do klienta pojazdy są objęte kompleksową obsługą Full Service Lease (FSL), która zawiera finansowanie, ubezpieczenie, przeglądy, naprawy oraz zarządzanie w każdym zakresie: operacyjnym, administracyjnym, prawnym i technicznym.

WYMAGANIA STAWIANE PRZED SYSTEMEM

Szeroki zakres usług świadczonych przez Fraikin Polska Sp. z o.o. narzuca specyficzny sposób rozliczeń, w szczególności w zakresie środków trwałych. Od początku działalności w Polsce spółka korzystała z usług zewnętrznego biura rachunkowego, a podstawowym programem wykorzystywanym do tworzenia zestawień i wyliczeń był MS Excel.

W 2011 roku w spółce podjęto decyzję o usprawnieniu obszaru finansowo-księgowego – opowiada Magdalena Radolińska – Główna Księgowa Fraikin Polska Sp. z o.o. - Stały rozwój i wzrost obrotów firmy wymusiły utworzenie działu księgowości w strukturach Fraikin Polska. Kluczowa była kwestia rozliczeń związanych z posiadanymi przez spółkę środkami trwałymi. Posiadając zasoby 2000 środków trwałych, uciążliwe były wszelkie wyliczenia wykonywane w MS Excel.

SYSTEM SPEŁNIAJĄCY OCZEKIWANIA

Fraikin Polska zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania Forte, które spełniało podstawowe wymagania firmy, m.in. umożliwiało przeniesienie bazy danych z programu Symfonia, które wykorzystywane było przez biuro rachunkowe, a dodatkowo elastyczność systemu umożliwiała dostosowanie go do indywidualnych potrzeb firmy, poprzez zastosowanie rozwiązań dedykowanych. Współpraca nawiązana z MAP solutions Sp. z o.o. – Partnerem Sage – zaowocowała wdrożeniem 10 stanowisk programu Forte Finanse i Księgowość, 2 stanowisk Forte Środki Trwałe, Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów, a także modułu e-Faktury. Moduł RMK wykorzystany jest przede wszystkim w procesach księgowania i rozliczania ubezpieczeń. Natomiast czynności w zakresie płatności elektronicznych wspierane są przez program Nasz Bank Professional na 5 stanowiskach.

Podczas konsultacji ze specjalistami MAP solutions Sp. z o.o. zweryfikowano szczegółowo potrzeby i oczekiwania Fraikin Polska. O najważniejszych funkcjonalnościach w zakresie dostosowania systemu informatycznego opowiada Magdalena Radolińska – Główna Księgowa Fraikin Polska Sp. z o.o. –

Zależało nam na sprawnym realizowaniu czynności i działań związanych z procesem windykacji należności, ale przede wszystkim chcieliśmy mieć możliwość naliczania amortyzacji bilansowej dziennej dla nowych środków trwałych oraz naliczanie amortyzacji dla używanych środków trwałych, wykorzystując rozliczenia skumulowane w pierwszym roku, natomiast w kolejnych latach rozliczenia analogicznie, jak dla nowych środków trwałych.

Wdrożenie oprogramowania objęło 20 stanowisk i powierzone zostało firmie MAP solutions Sp. z o.o., a o najważniejszych etapach opowiada Sławomir Groszyk – Dyrektor Działu Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.

Proces rozpoczęliśmy od zainstalowania MS SQL, programów Systemu Forte oraz Nasz Bank. Przeprowadzona została również migracja bazy danych z Systemu Symfonia Finanse i Księgowość do Forte Finanse i Księgowość. Po przeprowadzeniu szkolenia pracowników w centrali firmy rozpoczęliśmy działania polegające na parametryzacji i dostosowywaniu całego systemu do indywidualnej specyfiki Fraikin Polska poprzez zaprojektowanie dodatkowych raportów.

W celu zrealizowania wymagań Fraikin Polska przygotowane i wdrożone zostały dodatkowe aplikacje, o których funkcjonalności mówi Mariusz Partyka – Dyrektor Działu Rozwiązań Indywidualnych

W pierwszej kolejności skupiliśmy się na rozwiązaniu do rozliczania dziennej amortyzacji do programu Forte Środki Trwałe, umożliwiające naliczanie planu amortyzacji w oparciu o stawki procentowe uzależnione od okresu amortyzacji środka trwałego, różne dla grup oraz uzależnione od tego, czy środek jest nowy czy używany. Raport ten został w późniejszym okresie rozbudowany o obsługę rozliczeń w walucie obcej. Kolejnym rozwiązaniem był generator umów leasingowych (LWD) w oparciu o dane w MS Excel, umożliwiający importowanie harmonogramów umów obsługujący również rozliczenia w waluty obcej.

Stworzony został również mechanizm eksportu dokumentu PK (Polecenie Księgowania) do Forte Finanse i Księgowość, dzięki czemu usprawniony został proces rozliczania amortyzacji do rat leasingowych zarówno w PLN i EUR.

Kontynuuje Mariusz Partyka

Kolejnym wyzwaniem było dla nas stworzenie mechanizmu wspierającego obsługę procesu windykacji, współpracującego z Forte Finanse i Księgowość, który pozwala na przeglądanie, sortowanie i wyszukiwanie wierzytelności (faktur i przeterminowanych faktur) oraz tworzenie, przechowywanie i przeglądanie historii działań windykacyjnych dla wierzytelności. Ponadto priorytetem było definiowanie odsetek dla poszczególnych wierzytelności oraz tworzenie not odsetkowych i wezwań, a także obsługa not odsetkowych w walucie obcej.

BEZPIECZEŃSTWO PRACY I WYLICZEŃ

W wyniku ścisłej współpracy pomiędzy pracownikami Fraikin Polska i MAP solutions SP. z o.o. powstał zintegrowany system posiadający indywidualne funkcjonalności spełniające oczekiwania firmy, który jest stale serwisowany przez MAP solutions Sp. z o.o.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i wygody pracy z oprogramowaniem firma Fraikin Polska Sp. z o.o. zdecydowała się na outsourcing usług administrowania serwerem oraz licencjonowanie w modelu SPLA.

Bardzo chwalimy sobie możliwości, jakie daje dzierżawa serwera MAP solutions – przede wszystkim mamy zagwarantowane bezpieczeństwo danych, możliwa jest również praca na systemie w dowolnym miejscu i czasie. Ponadto ponosimy opłaty tylko za liczbę rzeczywiście zgłoszonych użytkowników – komentuje Magdalena Radolińska.

Zastosowane kompleksowe rozwiązanie oparte o elastyczny i zgodny z przepisami System Zarządzania Forte oraz pakiet rozwiązań indywidualnych, pozwala na oszczędność czasu i kosztów, usprawnia wykonywanie i zabezpiecza poprawność wyliczeń.

Wdrożony system spełnia nasze oczekiwania, bardzo ważne jest, że jego użytkowanie jest proste i intuicyjne, a otrzymywane dane są wiarygodne, ze względu na ograniczenie ryzyka popełnienia błędu, jakie było podczas dokonywania wyliczeń w MS Excel – podsumowuje Magdalena Radolińska – Fraikin Polska Sp. z o.o.

Źródło: www.mapsolutions.pl