Powszechnym problemem wielu przedsiębiorstw jest borykanie się z rosnącą ilością dokumentów biznesowych, nad którymi coraz trudniej zapanować. Jedynym rozwiązaniem tej sytuacji jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu informacji. Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentów.

 

Badanie przeprowadzone przez Association for Information and Image Management (AIIM) wykazało, że zdaniem 68% respondentów „biznes prowadzony z szybkością papieru” w ciągu kilku najbliższych lat stanie się nieopłacalny. Z międzynarodowego badania wynika również, że najsilniejszą motywacją do digitalizacji dokumentów są zwiększone możliwości przeszukiwania i udostępniania danych. Opinia ta potwierdza, że dla firm kluczowe znaczenie ma szybki dostęp do dokumentacji biznesowej z dowolnego miejsca, który możliwy jest dzięki aplikacjom mobilnym.

Pracownik przebywający poza firmą np. na delegacji w każdej chwili może przeglądać raporty, czy też warunki umowy. Funkcjonalność ta niezwykle usprawnia procesy zachodzące w każdym przedsiębiorstwie. Systemy workflow umożliwiają również monitorowanie obiegu dokumentów, przykładowo można sprawdzić, czy faktura trafiła już do działu księgowości i została opłacona. Ucyfrowienie dokumentów pozwala także na przekazaniu dostępów do konkretnych danych wybranym pracownikom. To nie koniec zalet wynikających z implementacji platformy DMS, do kolejnych należy oszczędność przestrzeni w biurze, przekładająca się na redukcję kosztów związanych z wynajmowaniem powierzchni przeznaczonych na archiwum. Digitalizacja dokumentów przyczynia się do sprawniejszej organizacji całego przedsiębiorstwa i lepszego przepływu informacji.

Zapytaliśmy poznańską firmę Primesoft Polska o opinie klientów decydujących się na wybór systemu V-Desk.

Firmy, które zaimplementowały oferowane przez nas narzędzie zgłaszają się do nas ponownie w celu wdrażania kolejnych modułów – mówi Dorota Szajek. Powracający klienci, decydujący się na nawiązanie z nami dalszej współpracy są najlepszym przykładem wyrażającym zadowolenie z funkcjonalności V-Desk. Systematycznie dbamy również o aktualizację systemu, zwracając przy tym uwagę na potrzeby sygnalizowane przez użytkowników – dodaje Dorota Szajek.

Przekształcenie papierowych dokumentów w ich elektroniczne odpowiedniki to wyzwanie stojące przed nowoczesnymi firmami.

Źródło: www.primesoft.pl