Ocmer – generalny wykonawca hal przemysłowych zoptymalizował procesy finansowo-księgowe poprzez wdrożenie systemu Exact Synergy Enterprise. Nowe rozwiązanie pozwoliło na poprawę kontroli rentowności poszczególnych projektów, zarządzanie dokumentami i budżetami w jednym systemie. Automatyzacja tych procesów pozwoliła na ograniczenie papierowego obiegu dokumentów w firmie, co znacznie ułatwiło wykonywanie obowiązków pracownikom terenowym oraz ograniczyło koszty.

 REKLAMA 
 snt ile kosztuje wdrozenie erp 
 
Specyfika działalności firmy Ocmer powoduje, że wiele działań odbywa się często bezpośrednio na placach budowy.

Projekty realizujemy w całym kraju, co sprawia, że nasz zespół jest rozproszony między różnymi lokalizacjami i musi być bardzo mobilny. Chęć zapewnienia lepszej koordynacji była jednym z powodów wdrożenia nowego oprogramowania wspierającego zarządzanie – mówi Robert Westland, dyrektor operacyjny w Ocmer.


W przypadku realizowania projektów na dużą skalę, przy rozproszonej geograficznie działalności, możliwość kontroli aspektów finansowych każdej inwestycji jest niezwykle ważna.

Elektroniczny obieg dokumentów

Przed wdrożeniem systemu pracownicy terenowi zobowiązani byli raz w tygodniu do złożenia dokumentów księgowych fizycznie w centrali. Zaburzało to efektywną organizację pracy i wiązało się z dodatkowymi kosztami dla firmy. Dane finansowe docierały do managerów wyższego szczebla z opóźnieniem, co utrudniało strategiczne planowanie i prowadzenie rzetelnych prognoz dotyczących zyskowności realizowanych prac. Spowalniało to szereg działań operacyjnych dotyczących konkretnych prac budowalnych i stanowiło kłopot w sytuacjach wymagających natychmiastowego reagowania lub odstępstw od normy. Wdrożenie systemu Exact Synergy Enterprise umożliwiło firmie ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, a także automatyzację procesów w tym zakresie.

Poprawa kontroli rentowności poszczególnych projektów

Dostęp do aktualnych, szczegółowych informacji o kosztach realizowanych projektów, opierał się wcześniej przede wszystkim o arkusze kalkulacyjne. W efekcie, brakowało centralizacji, a kontrola nad fakturami i obiegiem dokumentów była utrudniona. Większość prac – w tym weryfikowanie danych między systemem finansowo-księgowym, a arkuszami kalkulacyjnymi zawierającymi dane projektów – była realizowana w sposób ręczny. Powodowało to opóźnienia i uniemożliwiało pracę z danymi finansowymi w czasie rzeczywistym.

Ocmer od 2003 roku korzysta z rozwiązań Exact w obszarze finansowo-księgowym. Pod kątem zarządzania projektami, brakowało jednego narzędzia za pośrednictwem którego, możliwe byłoby bieżące weryfikowanie stanu realizacji poszczególnych projektów oraz kontrola odchyleń od założonych budżetów. Przedstawicielom Ocmer zależało na tym, aby takie rozwiązanie było dostępne dla osób zaangażowanych w prace projektowe – mówi Paweł Seliga, Senior Sales Executive w Exact Software Poland.


Skuteczne zidentyfikowanie potrzeb firmy poprzedziła dokładna analiza przed wdrożeniem systemu. Łatwiejszy wgląd w dane finansowe poprawił kontrolę rentowności poszczególnych projektów.

Bieżąca kontrola nad finansami

Obecnie rozwiązanie Exact Synergy Enterprise jest w Ocmer w pełni zintegrowane z wcześniej używanym systemem Exact Globe. Wspiera m.in. działania związane z budżetowaniem projektów, obsługą zamówień, obiegiem faktur kosztowych oraz ich księgowaniem i rozliczaniem.

Dziś dysponujemy bieżącą wiedzą na temat budżetu każdej budowy, zamówień, zakupów i wszystkich faktur. Wszystkie faktury zaakceptowane przez pracowników działu realizacji są automatycznie księgowane, dzięki czemu księgowość ma również mniej pracy. Oszczędności czasowe są bardzo duże. – podkreśla Robert Westland.


W rozproszonej geograficznie organizacji sprawdzają się też wbudowane funkcje powiadomień i raportowania. Projekt wdrożeniowy został zrealizowany w ciągu niecałych 3 miesięcy. W firmie stopniowo wprowadzana jest też funkcjonalność wspierająca zarządzanie majątkiem na potrzeby zwiększenia kontroli nad sprzętem wykorzystywanym na poszczególnych budowach. Co ważne, wiele działań pracownicy firmy Ocmer realizują samodzielnie. Podejście firmy Exact zakłada bowiem, że to użytkownicy oprogramowania, w miarę potrzeb i przy wsparciu konsultantów, będą mogli samodzielnie utrzymywać wdrożony system i uruchamiać kolejne jego funkcjonalności.

Źródło: Exact Software

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top